Personvernerklæring

Ansvar

Hvorfor? Vi vil at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger behandles på en sikker og riktig måte av kommunen, og at du kjenner til hvilke rettigheter du har etter personopplysningsloven. 
Behandlingsansvarlig: Randaberg kommune
Databehandler: Randaberg kommune og systemleverandører

• Randaberg kommune er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som blir gjort via nettstedet www.randaberg.kommune.no, samt tilhørende digitale publikumstjenester.
• Databehandleravtaler mellom Randaberg kommune og leverandørene regulerer den informasjonen leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
• Vi har databehandleravtale med alle våre leverandører.
• Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger samsvarer med Datatilsynet sine anbefalinger.

Innsamling av webstatistikk

Randaberg kommune benytter analyseverktøyene Google Analytics og Siteimprove for å samle inn opplysninger om besøkende på randaberg.kommune.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre.

Eksempler på hva statistikken gir oss svar på

• Hvor mange som besøker ulike sider.
• Hvor lenge besøket varer.
• Hvilke nettsteder brukerne kommer fra.
• Hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker. Teknikkene som benyttes er IP-anonymisering i Google Analytics (fjerner de 3 siste sifrene i IP-adressen) og IP-maskering i Siteimprove (fjerner hele IP-adressen).

Informasjonskapsler (cookies)

• En informasjonskapsel, ofte kalt cookie, er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på brukers datamaskin når brukeren åpner en nettside. 
• Randaberg kommune bruker ikke cookies til å generere statistikk (ut over webstatistikk-formål, se over). 
  Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Hvor hentes opplysninger om deg fra?

• Personopplysninger innhentes først og fremst fra deg når du ber om en tjeneste.
• Om nødvendig kan vi også hente opplysninger fra andre offentlige myndigheter eller registre, for eksempel Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret og andre instanser som helsetjenesten, arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner og pensjonsselskap.
• Du har rett til å få vite hvor vi henter opplysninger om deg. Det enkelte tjenesteområde skal kunne opplyse om dette når du ber om en tjeneste eller ytelse.

Hva brukes disse opplysningene til?

• Opplysninger skal kun brukes til det formålet de er hentet inn for, med mindre vi har lovlig grunnlag til å bruke dem til andre formål.

Randaberg kommune ønsker å svare digitalt på henvendelser. Det krever at vi må være sikre på at mottakeren er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Fødselsnummeret vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

Hvordan tar vi vare på opplysningene dine?

• Vi beskytter opplysningene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre.
• Ansatte har kun tilgang til personopplysninger etter tjenstlige behov. 
• Personopplysninger blir behandlet i flere IT-systemer, som har krav til informasjonssikkerhet og lagring. All tilgang til IT-systemene er tilgangsstyrt, og trafikken blir logget. Alle ansatte får opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.
• Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:
  - uvedkommende ikke får tilgang til dine opplysninger
  - opplysningene ikke kan endres eller manipuleres
  - opplysningene om deg er tilgjengelige ved behov
• Alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og vår server foregår over sikker, kryptert linje (SSL). Løsningen tilsvarer sikkerheten som er brukt i nettbankene.

Oppbevaring og lagring av opplysninger

• Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.
• Vi har i tillegg plikt til å oppbevare opplysninger der arkivloven eller annen lovgivning stiller krav om det.

Utlevering av personopplysninger

• I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver), Helsedirektoratet med flere.
• Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som ligger hos eksterne leverandører, har kommunen databehandleravtale med leverandøren. Vi sikrer derfor at personvernet blir ivaretatt etter lov og forskrift.

Dine rettigheter

• Alle har rett til generell informasjon om Randaberg kommunes behandling av opplysninger.
• Du har rett på innsyn i de opplysningene som er registrert om deg.
• Dersom opplysningene er feil, kan du kreve at de blir korrigert.
• Dersom opplysningene er innhentet utelukkende på grunnlag av samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Opplysningene kan da kreves slettet.
• Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet når de ikke lenger er nødvendige for formålet vi samlet de inn for. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares etter annen lovgivning, for eksempel arkivlov.
• Du har rett til innsigelse ved å protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
• Du har rett til å begrense behandlingen som gjelder deg selv. Det betyr at opplysningene ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.
• Du kan henvende deg til kommunen og be om innsyn. Krav skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.
• Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format.
• Du har rett å klage til Datatilsynet, dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter med personvernlovgivningen. Informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet finnes på Datatilsynet sine nettsider.

Om innsyn

• Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelig.
• Din henvendelse til oss vil også være offentlig, uansett hvilken form den kommer i.
• Kommunen håndterer likevel en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Disse dokumentene blir unntatt fra offentlighet.

Sikkert nettsted

• Randaberg kommune benytter HTTPS for å sikre våre nettløsninger mot hacking.
• HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren i din datamaskin/mobile enhet og serveren som driver nettstedet.

Elektroniske skjema og digitale tjenester

• Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger (for eksempel, navn eller telefonummer) bli registrert av Randaberg kommune.
• Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.
• Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandler i Randaberg kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. 
• Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv.

E-post til Randaberg kommune

Vi lagrer opplysninger om deg når du sender oss e-post direkte. E-posthenvendelsen mottas av vårt postmottak, som tar stilling til om den skal journalføres eller ikke. Dersom den skal det, overføres den til vårt arkivsystem. Dersom den ikke skal journalføres, sendes den videre til vår veiledningstjeneste slik at de kan ta kontakt med deg.

Vi gjør oppmerksom på følgende:

• Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert.
• Vi ber deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
• Bruk heller eDialog. Med denne tjenesten kan du trygt sende oss brev og dokumenter, selv om de er unntatt offentlighet.